23-06-2008 11:23
Документація щодо особового складу
До цієї групи документів належать: особовий листок з обліку кадрів, особова справа, резюме, заява, автобіографія, характеристика, контракт з найму працівників, скарга, пропозиція, накази щодо особового складу, трудова книжка.
Особовий листок з обліку кадрів - це обов`язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлювання на роботу, для участі в певному конкурсі.
Реквізити особового листка такі:
1 Назва виду документа.
2 Прізвище, ім`я, по батькові.
3 Дата й місце народження.
4 Відомості про освіту.
5 Відомості про наукові ступені, вчені звання.
6 Якими мовами володіє.
7 Трудова діяльність.
8 Державні нагороди.
9 Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
10 Відомості про родину.
11 Паспортні дані.
12 Домашня адреса.
13 Особистий підпис.
14 Дата заповнення документа.
Той, хто заповнює особовий листок, обов`язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).
Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов`язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.
Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов`язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов`язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
1 Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (адресат).
2 Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім`я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).
3 Ще нижче посередині рядка пишеться слово <заява> з великої літери й не ставиться крапка.
4 3 великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
5 Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.
У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).
Заява пишеться власноручно в одному примірнику.
Зразки заяв:
Прошу зарахувати мене слухачем програми <Магістр бізнес-адміністрування> з 01 вересня 2003 року на денну форму навчання.
З умовами вступу та навчання ознайомлена.
23.08.2003 Підпис
Прошу призначити мене на посаду бухгалтера II категорії у фінансовий відділ з 04 січня 2004 року.
До заяви додаю:
1) трудову книжку;
2) копію диплома;
3) автобіографію.
02.01.2004 Підпис
Автобіографія - це опис свого життя. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографії обов`язково зазначають:
1 Назву документа.
2 Прізвище, ім`я, по батькові.
3 Дату народження.
4 Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).
5 Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).
6 Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).
7 Відомості про громадську роботу (всі її види).
8 Стислі відомості про склад сім`ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
9 Дата написання й підпис автора.
Заголовок (<Автобіографія>) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора - праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія - розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія - документ з точним поданням фактів.
Автобіографія - обов`язковий документ особової справи.
Зразок автобіографії:
Я, Максименко Тарас В`ячеславович, народився 13 грудня 1971 року в м. Києві.
У 1978 році пішов у перший клас середньої школи N185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Юридичного ліцею м. Києва, який закінчив у 1987 році із золотою медаллю.
У 1988 році вступив на юридичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.
У 1993 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю <Правознавство>. Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію юриста. З вересня 1993 року працюю юристом у Міжнародному фонді <Відродження> м. Києва.
Склад сім`ї:
дружина - Максименко Надія Іванівна, 1973 року народження, вчителька української мови та літератури середньої школи N 38 м. Києва;
дочка - Максименко Олеся Тарасівна, народилася 12 лютого 1989 року.
18 листопада 2003 р. Підпис
Резюме - це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.
Його ще називають СУ (<сі-ві>, curriculum vіtаl, що на латині означає <шлях життя>). Головне призначення резюме - привернути увагу до себе у той момент, коли його читають уперше.
Пам`ятайте: вдало написане резюме допоможе вам отримати інтерв`ю, тобто особисту зустріч з роботодавцем чи його представником, але не роботу.
Отже, ваша основна мета - домогтися того, щоб у роботодавця з`явилося бажання зустрітися з вами особисто. Резюме в цій ситуації визначить стиль і форму майбутньої співбесіди, оскільки інтерв`юер, готуючись до бесіди, орієнтуватиметься на запропоновану вами інформацію.
Резюме має бути лаконічним, правдивим і вичерпним. Якщо ви звертаєтеся з приводу конкретної посади, то в резюме повинно все бути орієнтовано на цю посаду.
Складаючи резюме, ви маєте виокремлювати не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцю, яку користь матиме фірма від вас, чому саме ви є найкращою кандидатурою на заміщення вакантної посади.
Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розміщення реквізитів резюме, але є різні корисні поради і рекомендації.
Розрізняють два стилі викладу інформації в резюме:
- європейський (британський);
- американський.
Особливістю європейського стилю викладу є те, що подаються відомості про дату і місце народження, родинний стан та використовується хронологічний порядок викладу інформації про освіту та досвід роботи.
Американський <стандарт> вимагає зворотного порядку: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, а потім інші посади, які ви обіймали до цього.
У світовій практиці застосовується ще один тип структурування інформації в резюме - функціональний - групування інформації про досвід роботи за основними напрямками, зосереджуючи головну увагу на професійних досягненнях. Функціональним резюме послуговуються рідше, але воно може викликати неабиякий інтерес у роботодавця.
Структура резюме
Найбільш універсальна структура резюме:
- назва документа;
- прізвище, ім`я, по батькові особи, яка складає резюме;
- мета складання резюме;
- дата і місце народження (якщо цього вимагає роботодавець);
- родинний стан;
- досвід роботи;
- освіта (випускникам і студентам доцільніше цей пункт подавати перед досвідом роботи);
- додаткова інформація (знання мов, уміння працювати на персональному комп`ютері, наявність водійських прав);
- контактний телефон;
- дата заповнення (не обов`язково, треба врахувати, що факсимільний апарат чи комп`ютер (під час отримання резюме електронною поштою) фіксують дату його отримання).
Резюме може також містити:
- короткий опис кваліфікації;
- відомості про громадську діяльність;
- відомості про членство в професійних об`єднаннях;
- інформацію про відбування військової служби;
- зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня;
- відомості про рекомендації (від кого можна отримати характеристику).
У цілому варто дотримуватися міри, подаючи додаткову інформацію в резюме.
Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:
- Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.
- Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти. Уникайте надмірності деталізації, подаючи відомості про досвід роботи.
- Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
- Намагайтеся не вживати такі слова, як <я>, <ми>. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, був учасником, створив, керував, вивчав, допоміг, обізнаний.
- Не подавайте в резюме неправдивої інформації.
- Не надсилайте своєї світлини (фотокартки), якщо цього спеціально не передбачено.
- Не вказуйте розмір заробітної платні.
- Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру. Зовнішнє оформлювання резюме має забезпечити максимально комфортне його прочитання. Обов`язково виділіть необхідні заголовки.
- Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.
Пам`ятайте: Із тексту резюме має вималюватися образ автора - досвідченого фахівця, надійного, чесного працівника.
Зразки резюме:
Мета: Заміщення вакантної посади начальника фінансового відділу.
Досвід роботи:
1995-2003 Міністерство транспорту України. З 1999 року
заступник начальника планово-фінансового
відділу, до цього - головний спеціаліст.
Основні обов`язки:
Планування, фінансування, контроль за виконанням замовлень.
Підготовка та підписання договорів з виробну
автомобілів.
1985-1995 Пенсійний фонд України - спеціаліст планово-фінансового відділу.
Освіта:
1979-1985 Київський інститут народного господарства
1975-1979 Київський транспортно-економічний технікум,
спеціальність - фінанси.
Знання мов:
Вільно володію англійською, німецькою мовами.
Додаткова інформація:
Працюю на персональному комп`ютері (Word, ЕхсеІ).
Маю водійські права категорії В.
Контактний телефон: 458-45-28
Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.
Основні реквізити характеристики:
1 Назва документа й прізвище, ім`я, по батькові того, кому видається характеристика.
2 Рік народження, освіта.
3 Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов`язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.
4 Дата складання.
Зразок характеристики:
Логвиненко В.О. працює на посаді начальника слідчого відділення з 2000 року. За час роботи на посаді виявив себе висококваліфікованим слідчим. Постійно й послідовно запроваджує у відділенні нові методи розкриття злочинів, тобто має особистий підхід до цього.
Щоб глибше й ґрунтовніше вивчити ситуацію в районі, Василь Олексійович поновив зустрічі працівників відділення з населенням. Під його постійним контролем перебуває процес правового виховання особового складу відділення, що ґрунтується на підвищенні особистої відповідальності кожного правоохоронця. Особливу увагу приділяє працівникам, які найчастіше контактують з громадянами та засобами масової інформації: дбає про їх загальну та мовленнєву культуру, розширення їхнього світогляду, комунікабельності.
В. О. Логвиненко дисциплінований, сумлінно ставиться до своїх обов`язків, здібний організатор. Він користується повагою у колег, населення.
В. О. Логвиненко як кваліфікований фахівець повністю відповідає посаді, яку він нині обіймає.
12.02.2004
Начальник Козелецького РВ
підполковник міліції підпис К.Бойчук
Людям з порушенням зору
