державна адміністрація
| Розмір шрифта | А | А | А | Фон | Б | Б |
Трудова книжка
Трудова книжка - це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.
Під час оформлювання на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п`ятиденний термін. До неї заносяться:
- відомості про працівника - його прізвище, ім`я, по батькові, дата народження;
- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
- відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
Стягнення до трудової книжки не заносяться.
Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв`язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.
Трудові книжки оформлюються на всіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, установ, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.
Заповнення трудової книжки
Трудові книжки заповнюються українською мовою ручкою кульковою або з пером чорним, синім чи фіолетовим чорнилом.
Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число, місяць - двозначними, а рік - чотиризначними): 02.09.1994.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення.
З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис трудової книжки.
Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає - то вищою інстанцією, котрій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності - облархівом, держархівом м.Києва, держархівом м.Севастополя та держархівом при Раді міністрів Криму.
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналу наказу (розпорядження).
У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру й дати внесення запису в графі 3 пишуть: "Запис за номером... недійсний. Прийнято на посаду..." й у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесений до трудової книжки.
У такому ж порядку виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові суперечки, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: "Запис за номером... недійсний: поновлений на попередній роботі". У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: "Запис за номером... недійсний: звільнений..." (наводять правильне формулювання).
Занесення відомостей про працівника
Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках (титульних аркушах) українською мовою.
Прізвище, ім`я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження указуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідальна за видачу трудових книжку. Після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім`я, по батькові й дату народження вносить власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім`я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки таким чином:
- однією рискою закреслюють колишнє прізвище (ім`я, по батькові, дату народження) й записують нові дані;
- на внутрішньому боці обкладинки вказують посилання на відповідні документи та засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи й печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.
Зразок заповнення титульного аркуша:
Державний герб
України
Серія _______ N_______
| Прізвище | Омельченко |
| Ім`я | Петро |
| По батькові | Вікторович |
| Дата народження | 26 травня 197- р. |
| (число, місяць, рік) | |
| Дата заповнення | 20 вересня 1994 р. |
| Підпис власника книжки | |
| М.П. | |
| Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки |
Занесення відомостей про роботу
Записи, які характеризують трудову діяльність працівника, вносяться до розділу "Відомості про роботу" в такому порядку:
а) у графі 3, як заголовок, пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;
б) у графі 1, під заголовком, пишеться порядковий номер запису;
в) у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
г) у графі 3 записується найменування структурного підрозділу, а також роботи, професії або посади відповідно до найменування професій і посад, зазначених у "Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів";
ґ) у графі 4 зазначається номер і дата наказу (розпорядження).
До занесення відомостей про прийняття на роботу в разі необхідності у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства, установи, організації) з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записуються такі відомості:
- про тривалість служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
- про тривалість служби у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) і про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі (коли трудова книжка видається під час прийняття на роботу після закінчення навчального закладу);
- про час навчання в професійних навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
- про роботу як членів колгоспу - в тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;
- про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, в тому числі за престарілим, який досягнув 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
- про період одержання допомоги через безробіття (запис про одержання допомоги через безробіття заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення).
Зразки записів:
З 20.11.1992 р. по 20.11.1993 р. проходив строкову службу в Збройних Силах України (запис у військовому квитку від 19.11.1993 р.).
З 11.09.1981 р. по 20.06.1986 р. навчався в інституті (диплом N113237 від 20.06.1986 р. чи довідка навчального закладу).
З 13.07.1980 р. по 20.04.1983 р. здійснювала догляд за інвалідом І групи (довідка N14 від 20.04.1986 р. відділу соціального захисту населення виконкому Старокиївської районної Ради народних депутатів м. Києва).
З 27.05.1989 р. встановлено стаж творчої діяльності (довідка секретаріату правління Спілки журналістів України від 20.09.1991 р. N187).
З 10.02.1979 р. по 10.02.1986 р. проживала з чоловіком за місцем його служби без працевлаштування за спеціальністю (довідка військової частини N1213 від 10.02.1986 р. N337).
У випадку, коли працівник до прийняття на роботу на підприємство, в установу, організацію не мав трудового стажу, в трудовій книжці у розділі "Відомості про роботу" робиться запис: "До вступу на роботу трудового стажу не мав(ла)".
У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях економіки, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи й збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений термін на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу "Відомості про роботу" записують: "Безперервний стаж роботи зберігається".
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв, у Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв`язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації.
Ці організації роблять записи у трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: "Прийняття на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв"; у разі звільнення: "Звільнений з роботи з системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування представництв" із посиланням на відповідні статті КЗпП України.
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб`єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов`язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державний службі зайнятості. У разі прийняття на роботу вноситься запис: "Прийнятий на роботу (зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначаються дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)", у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис - дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: "Трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)", а при звільненні - запис: "Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України)", при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: "Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)".
Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.
У трудові книжки осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган за місцем роботи вносить у графу 3 розділу "Відомості про роботу" запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується в загальний і безперервний стаж.
У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку час відбування виправних робіт без позбавлення волі включено в загальний трудовий стаж, у трудових книжках роблять запис про те, що цей час не зараховується до безперервного трудового стажу.
Зазначені записи вносять у трудову книжку після закінчення фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.
У разі звільнення засудженого з роботи у порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться до трудової книжки тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений.
Зразки записів:
| 21 | 18.09.1993 | Безперервний трудовий стаж відновлено з 01.09.1993 р. | Постанова президії ЦК профспілок вугільної промисловості N67 від 16.09.1993 р. |
| 17 | 21.05.1995 | Безперервний трудовий стаж зберігається (такий запис робиться при поверненні працівника в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви) | |
| 19 | 15.04.1993 | Час роботи з 15.04.1991р. по 15.04.1993 р. не зараховується у загальний та безперервний трудовий стаж | |
| або 19 | 15.04.1993 | Час роботи з 15.04.1991 р. по 15.04.1993 р. не зараховується у безперервний трудовий стаж | Наказ N17-к від 15.04.193 р. |
До розділу "Відомості про роботу" вносяться також записи:
- про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації;
- про присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;
- про прийняття присяги державного службовця;
- про призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;
- про звільнення.
Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не заносяться.
У випадку, коли тимчасове переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці.
Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формуванням чинного законодавства й містити посилання на статтю чи пункт закону.
Наприклад:
Звільнений у зв`язку з прогулом, п. 4 ст. 30 КЗпП України
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, у запис про звільнення вносять ці причини.
Звільнення за власним бажанням у зв`язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України.
Під час звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за період роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше зроблений запис про день звільнення визначається недійсним у встановленому порядку.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі "Відомості про роботу" зазначають дату запису й у графі 3 пишуть: " Роботу припинено у зв`язку зі смертю". Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.
Занесення відомостей про нагородження
У розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) в такому порядку:
у графі 3 - записується повне найменування підприємства, установ, організації;
у графі 1 - зазначається порядковий номер запису;
у графі 2 - записується дата нагородження;
у графі 3 - записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;
у графі 4 - зазначається підстава внесення запису з посиланням на дату і назву документа.
Занесення відомостей про заохочення
У розділ "Відомості про заохочення" вносяться такі відомості:
- про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку та статуту про дисципліну);
- про інші заохочення, передбачені чинним законодавством;
- про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції.
Порядок внесення записів про заохочення той же, що й про нагороди.
До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які мають постійний характер.
Зразок запису
| 5 | 31.05.2002 | Акціонерне товариство "Весна" Оголошена подяка за успіхи в роботі | Наказ N55 від 31.05.2002 |
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов`язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" й "Відомості про заохочення" дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ "Відомості про роботу" в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу; у графі 3 пишуть назву підприємства, де працювала особа, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікат трудової книжки вносять за бажанням працівника.
Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це роблять запис.
Після цього в графі 2 записують дату звільнення, а в графі 3 - причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі відомості.
Якщо подані працівником документи не містять повної інформації про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять лише ті відомості, які є в документах.
У графі 4 зазначають назву, дату й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або уповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов`язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки, що стала непридатною, робить напис: "Видано дублікат", а книжку повертає її власникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов`язаний пред`явити дублікат трудової книжки (Із постанови КМУ від 27 квітня 1993 р. N301.